従業員の経費精算方法ーMFクラウド会計編

従業員に立て替えてもらった経費を精算するときは、

１．小口現金で精算
２．精算表を提出してもらって決まった日に支払う
３．精算表を提出してもらって給料とともに振込

などがあります。

そして、どの方法を採っても別途会計ソフトに内容を入力する必要があります。

従業員の立替経費が少ない場合はいいのですが、多い場合は会計ソフトに入力するのも結構面倒ですね。
２と３の場合で、MFクラウド会計を使って会計ソフトに入力する手間を省く手順を紹介します。

※小口現金を使う場合は別に解説します。

※追記：2016年2月26日にMFクラウド経費がリリースされました。下記の方法も使えますが、MFクラウド経費を使用すれば、もっとスムーズに処理ができます。MFクラウド経費の詳細は、こちらをご覧ください。

 

流れ

１．MFクラウド会計でエクセルフォーマットをダウンロード
２．ダウンロードしたフォーマットをカスタマイズ
３．従業員に入力してもらう→ワンドライブを使用すると便利
４．精算表を提出してもらう
５．MFクラウド会計にアップロードする。
６．従業員へ支払

最初の段階で１と２の準備をします。
その後、日々の業務では、３と４→従業員、５と６→経営者又は経理担当者です。
場合によっては５を従業員にしてもらうことも可能です。

 

各項目の説明

１．MFクラウド会計でエクセルフォーマットをダウンロード

（１）「入力・仕訳」→「ファイルの出力」を選択する。

（２）現金出納帳、又はその他の帳簿「Excelデータをインポートする」を選択する。

 

（３）インポートの中で、３つあるタブのうち「その他の帳簿」を選択する。

上記の画面を下にスクロールすると、2種類のファイルが用意されている。
勘定科目なしの帳簿と勘定科目ありの帳簿。勘定科目なしでもよいが、できれば、従業員に自社の勘定科目についての決まりを説明し、勘定科目ありで入力してもらう方がいい。

２．ダウンロードしたフォーマットをカスタマイズ

下記はダウンロードした勘定科目ありの帳簿。

入力における注意点は、
（１）事業所名等は一字一句異ならずMFクラウド会計で登録しているものを入力する。たとえば、MFクラウド会計で「たつだ会計事務所」で登録しているのに、エクセルシートでは事業所名を「タツダ会計事務所」とカタカナで入力する等はアウト。エラーとなる。
勘定科目は未払金で、補助科目は従業員名で入力する。但し、MFクラウド会計にも同様の設定が必要なため、エクセルファイルをアップロードする前に補助科目を作成しておく（「設定→勘定科目の設定」より登録可能）。
部門はMFクラウド会計で設定していれば入力する。部門の設定をしてない場合は空白でＯＫ。

（２）この部分は従業員がデータを入力するところ。月日は上の行と同じであっても入力すること。特に日付が抜けているとエラーになる。

（３）勘定科目は従業員が使用しそうなところはMFクラウド会計と完全に一致させておくこと。これも一字一句同じでないとエラーになる。

 

３．従業員に入力してもらう→ワンドライブを使用すると便利
上記のように作成したエクセルシート（一人1ブック）を従業員に入力してもらいます。

自社のパソコンに保存しておいて、そこで入力しても良いのですが、どこにいても入力できた方がいいですね。
その場合は、ワンドライブ（ワンドライブとはマイクロソフトのオンラインストレージです。登録はこちら）を使いましょう。
15GB5GBまでは無料で使えます。
ここに、先ほど作成したエクセルシートを保存しておけば、会社にいなくても立て替えた経費の入力ができます。
ワンドライブからファイルを開くとエクセルオンラインが使えるため、エクセルがインストールされてなくても大丈夫です。

また、ワンドライブもエクセルオンラインもアプリがあるため、この二つをスマホに入れておけば、スマホからの入力も便利です。
但し、注意すべき点は、必ずワンドライブからアクセスすること、MFクラウド会計でダウンロードできるファイルは「xls」であるためワンドライブに保存するファイルを「xlsx」にしておくことです（エクセルオンラインでは、xlsファイルの閲覧はできますが、編集して保存する場合はxlsxファイルにしないとデータが消えます）。

 

４．精算表を提出してもらう
経費精算の締日を決めておき、エクセルで作成した上記のファイルを従業員に提出してもらいます。
データを提出してもらうと同時に別途領収書等も提出してもらいましょう。
カメラで撮影してワンドライブで確認できるようにアップしてもらうという手もあります。
エクセルのデータは、ワンドライブを使用している場合、提出する前に「xls」ファイルに戻しておくように頼んでおいた方がいいです。

提出のタイミングは、締日が末日なら翌月10日までに提出する等の決まりを作りましょう。

 

５．MFクラウド会計にアップロードする。
１（１）～（３）の手順で「その他の帳簿」の画面を開く。

※上記は勘定科目ありのファイルをアップロードする場合（勘定科目なしは上のボックスを使ってください）

種類は「補助元帳」、勘定科目は「未払金」、補助科目はアップロードする「従業員名」を選択してアップロードする。
アップロードの確認画面が出てきます。

確認して問題がなければ、保存します。
データが不適当だと行がグレーになるので、訂正後再度アップロードします。

６．従業員へ支払
支払日に従業員へ支払います。
その際に上記の勘定科目と補助科目で登録します。

 

まとめ

いかがだったでしょうか？
こうやって見ると大変そうにも思えますが、最初の設定さえうまく行けば、データが多ければ多いほど楽になったと感じるでしょう。
従業員が多い場合は、各人に「取引登録のみ」の権限でMFクラウド会計へメンバー登録をして、各従業員にファイルのアップロードをしてもらうと経理担当者や経営者の手間が省けるでしょう。

※メンバー登録は4人目から追加料金が掛かります。