従業員の経費精算方法ーfreee編

従業員に立て替えてもらった経費を精算するときは、

１．小口現金で精算
２．精算表を提出してもらって決まった日に支払う
３．精算表を提出してもらって給料とともに振込

などがあります。

そして、どの方法を採っても別途会計ソフトに内容を入力する必要があります。

従業員の立替経費が少ない場合はいいのですが、多い場合は会計ソフトに入力するのも結構面倒ですね。
２と３の場合で、freeeを使って精算表の提出を無くし、経費をまとめて精算する方法を解説します。

 

流れ

流れとしては、

１．従業員をメンバー招待する。
２．従業員が経費精算の入力をし、経費申請をする。
３．承認者のところへ経費申請のお知らせメールが届く。
４．従業員へ支払う。

となります。

１．従業員をメンバー招待する。
「設定」→「メンバー招待」で次の画面を出す。
従業員のメールアドレスを入力し、「取引登録のみ」の権限で招待メールを送る。

 

２．従業員に経費の入力をしてもらう。
従業員がスマホで経費精算の入力をする。パソコンでも同じようにできますが、ここではスマホの画面で説明します。

アプリのホーム画面で左上をタップすると、メニューが出てきます。
そこで、「経費精算」を選択します。

 

メニューで経費精算を選択すると、次の画面になります。

ここで、右上の「+」をタップします。

 

次にこんな画面が出てきます。

①申請タイトルは、「東京出張」とか「1月分経費精算」など精算する一括りの単位を書きます。
②承認者は選択できるようになっています。社長とか、経理担当者などです。
③備考は、「出張期間：12/5-7」など承認者に示したいことが何かあれば書いておきましょう。

上記を入力したら、保存します。次に出てくるのがこの画面です。

「+経費を追加する」をタップすると、経費の入力ができるので、そこで交通費や飲食費等の経費を入力してきます。

 

上記で「ファイルを添付する」をタップすると、１．カメラで撮る、２．アルバムから読み込む、３．ファイルボックスから選ぶが出てきます。
「カメラで撮る」を選択すると、領収書等の写真を撮ることができます。
カメラを撮って保存すると次の画面になります。

すべての経費を入力し終わったら、右上に表示される申請をクリックして完了です。

３．承認者のところへ経費申請のお知らせメールが届く。
経費の申請があると、承認者のところへ経費申請のお知らせメールが届きます。
承認者はお知らせメールのURLからログインし、内容を確認してOKなら「承認」ボタンをクリックします。
承認済になると、取引登録ができます。

勘定科目や摘要を入力し、「取引登録」ボタンをクリックします。

４．従業員へ支払う。
申請された経費を従業員へ支払います。
経費精算の締日を決めて給料とともに振り込む、その都度現金で払う、など会社にあったルールを決めておきましょう。
給与計算freeeを使っている場合は、「この経費を○月支払分の給与明細に反映させる」をクリックすると、反映するようです。

給与計算freeeを使っていなくても給料に精算額を足して振り込めばいいだけです。

 

まとめ

従業員にとっては精算表を作成するか、freeeに入力するかだけの差ですので、スマホを持っているなら便利ですね。
移動中でも精算作業ができますから。
そして、会社側も別途会計の入力が不要になり、内容の確認をして支払うだけになります。

但し、freeeは3人までしかメンバー登録ができないので、4人目以降の従業員は有料になります。2016年5月9日から、料金プランが新しくなっており、プランによっては経費精算の機能が使えませんので、ご注意を。