MFクラウドやfreeeでデータが重複する場合

 

MFクラウド会計もfreeeも金融機関、クレジットカード、アマゾンなどを登録することができます。

「金融機関もクレジットカードも登録すると、データが二重に計上されるんじゃないですか？」

と質問されることがあります。

どんな場合にデータが重複するのか、又は重複しないのか、確認しましょう。

 

データが重複しないのは？

金融機関のデータとクレジットカードのデータは二重に計上されることはありません。
なぜなら、クレジットカードのデータは未払の発生のみを計上するからです。

例えば、消耗品5,000円をクレジットカードで支払った場合、クレジットカードの口座連携では、「消耗品5,000円が未払になってますよ」という情報だけを取得します。

これを仕訳で表すと、
１．（消耗品費　5,000円／未払金　5,000円）
となります。

そして、引落があったときは、
２．（未払金　5,000円／普通預金　5,000円）
という仕訳になります。

しかし、支払日に銀行口座から引き落としがあったことは、その情報を取得しません（もちろん銀行口座の連携では情報を取得しますが）。つまり、クレジットカードの口座では２の仕訳は出てこないのです。そして、金融機関側では払った事実のみをデータとして取得するため、１の仕訳は出てきません。

そのため、クレジットカードのデータと金融機関のデータが重複することはないのです。
また、金融機関とアマゾンや楽天などもクレジットカードと同じです。

 

データが重複するのは？

データが重複するのは次のような場合です。

１．複数の金融機関を登録している場合

例えば、三井住友銀行とゆうちょ銀行を口座登録していて、ゆうちょ銀行から三井住友銀行へお金を移した場合です。
ゆうちょ銀行では「出金」という情報からデータを取得し、三井住友銀行では「入金」という情報からデータを取得し、同じ情報が、二重で、取得したデータの明細に挙がってきます。

２．クレジットカードとアマゾンや楽天などの通販を登録している場合

例えば、アマゾンで買い物をして、口座登録しているクレジットカードで支払いをした場合です。
アマゾンもクレジットカードも未払の発生のみを取得します。
上記の例で見ると、１．（消耗品費　5,000円／未払金　5,000円）というデータがアマゾンとクレジットカードから取得され、同じ情報が、二重で、取得したデータの明細に挙がってきます。

 

重複した場合の処理

上記のようにデータが重複した場合の処理ですが、片方だけを登録し、片方は登録せずに不要なデータとして処理します。

下記はMFクラウド会計の画面です。データ右側の「×」をクリックすると、データは登録されません。
freeeでも同じような作業でデータの登録を回避できます。freeeではこの作業を「明細を無視する」と呼んでます。

重複データは除いておかないと、残高が合わなくなり、結果適切に処理されないことになります。

「三井住友銀行とゆうちょ銀行間の資金移動は三井住友銀行で登録をして、ゆうちょ銀行は登録しない」等、何か規則を決めて、処理していくとよいですね。